Todo começo de mês os escritórios de contabilidade solicitam que sejam enviados os cupons e notas fiscais do mês anterior para realizarem o fechamento mensal.
Neste guia você irá aprender a enviar esses cupons e notas para o escritório da maneira mais simples e prática que tem dentro do sistema.
O primeiro passo é cadastrar seu escritório como um cliente no sistema e vincular ele na sua loja para que as informações deles como e-mail fiquem salvas e assim você não precise preencher manualmente toda vez que for realizar o envio dos documentos.
Cadastrando o Escritório:
1 – Acesse o VCash e entre na lista de Clientes: Você vai precisar acessar o sistema e entrar na aba de clientes para cadastrar seu escritório lá, feito isso você irá clicar no botão Novo, que fica no canto inferior esquerdo da tela.
2 – Preencha os Dados do Escritório: Nesse caso basta preencher a Razão Social como “ESCRITORIO”, preencher a cidade, estado, cód da cidade e preencher o e-mail. Feito isso clique em Salvar.
3 – Vincule o Escritório no perfil da sua Loja: Você vai acessar o caminho Cadastros -> Lojas, na barra de opções superior do sistema. Vai selecionar sua loja, entrar na aba Auxiliar e preencher o campo com o código do cliente ESCRITORIO, você pode clicar no botão com a lupa para selecionar ele na lista também, caso considere mais fácil. Feito isso, é só clicar em Salvar.
Enviando os arquivos:
1 – Acessar Contas a Receber: Na barra de opções superior, você vai clicar em Contas a Receber e irá selecionar a primeira opção: Envia E-mail para Escritório Contábil.
2 – Preencher os dados: Você vai precisar colocar as seguintes informações listadas abaixo.
- Período: Sempre o mês anterior, então se estivermos em Fevereiro de 2026, você irá preencher com Janeiro de 2026. Também é possível preencher a data de maneira mais específica, nos campos ao lado, onde você consegue colocar os dias mais precisamente. (Indicado apenas caso você tenha emitido uma quantidade muito grande de cupons no mês, cerca de 3000+ cupons no período). Esses casos onde tem muitos cupons emitidos, é indicado usar o campo de data para enviar os cupons separados por lotes de 15 dias. Exemplo: Enviar primeiro do dia 01/01/2026 até o dia 15/01/2026, e depois de 16/01/2026 até 31/01/2026.
- Opção de Envio: Você vai marcar para enviar as NFC-e, Notas de Saída e Notas de Entrada, verifique também se a opção Enviar os PDFs está marcada. A opção do SAT você vai marcar apenas caso tenha emitido algum cupom SAT em Janeiro de 2026. Caso contrário, esse campo deve ficar sempre desmarcado, pois o SAT saiu de operação permanentemente a partir de 01/01/2026.
- Tipo de Anexo: Sempre deixe selecionado a opção Zipado, ele irá enviar os arquivos numa pasta compactada para seu escritório.
Se tudo estiver em correto, clique em Enviar.
Observações Importantes:
Observe o Status: É imprescindível que o status esteja Online, caso contrário o sistema não vai conseguir enviar o e-mail, caso você veja que ele deu algum erro ou está Offline, entre em contato com o suporte da ESSystem através do nosso número (19 )3408-0161.
Observe os dados do Escritório: Veja se o e-mail está correto, caso precise de correção você pode alterar diretamente no campo, ou ir na ficha do escritório e corrigir por lá para que nos próximos meses ele grave a alteração.
Caso ele esteja Offline, apresente algum erro ao enviar, ou ao tentar abrir essa janela, nos mande uma mensagem no suporte através do telefone (19)3408-0161, estaremos a disposição para te auxiliar.
